Atributiile departamentului de resurse umane in firmele mijlocii si mici

In momentul in care o firmă face pasul de la companie mică la companie mijlocie creste cifra de afaceri, cresc profiturile dar aproape intotdeauna creste si numărul de angajati. Un număr mai mare de angajati inseamnă si o serie de probleme suplimentare pe cap deoarece in primul rand a lucra cu mai multi oameni nu este simplu iar in al doilea rand sanctiunile in cazul nerespectarii legislatiei muncii sunt destul de mari. Intr-o firma mica de obicei proprietarul sau managerul companiei este si “managerul de personal” dar cand firma creste lucrurile trebuie să se schimbe.

Dacă cresterea firmei este semnificativă probabil că este momentul ca in aceea firmă să se creeze un “Department de Resurse Umane”. In unele cazuri acest cuvant pare cam “pompos” deoarece o firmă mijlocie isi permite probabil să angajeze 1-2 persoane care să se ocupe de problemele de personal iar un departament in adevăratul sens al cuvantului (de exemplu asa cum este in companiile multinationale) presupune o schemă mult mai amplă de personal pentru acest departament.

Indiferent de mărimea acestei noi structuri care apare in firma odată cu trecerea de la stadiul de companie mică la cel de companie mijlocie ceea ce este foarte important este să stabilească de la inceput foarte clar sarcinile pe care acest departament le va avea si care vor fi sarcinile personalului care va lucra in acest departament. Ca să facă acest lucru managerul unei companii ar trebui să stie foarte bine ce probleme trebuie să rezolve departamentul de resurse umane si care ar trebui să fie atributiile personalului angajat in acest departament.

Este greu in cateva randuri să cuprinzi tot ceea ce se intamplă intr-un astfel de departament si de aceea ne vom concentra doar asupra aspectelor importante.

Intr-o afacere, managementul personalului porneste de la recrutarea si angajarea persoanelor calificate pentru posturile respective si continuă prin indrumarea si incurajarea dezvoltării acestora, pe masură ce intră in contact cu probleme apărute in muncă. Practic pe lista de atributii ale celor care se ocupă de partea de resurse umane ar trebui să fie:

Activităti de recrutare si angajare

- analiza posturilor de muncă;

- clasificarea posturilor si pregatirea unor grile salariale;

- planificarea resurselor umane;

- recrutarea, selectia si angajarea personalului.

Activităti referitoare la personalul angajat

- elaborarea de proceduri de evaluare a posturilor şi ocupanţilor acestora;

- evaluarea periodică a performantelor fiecarui angajat si recunoasterea calitatilor si a nevoilor de perfectionare;

- elaborarea unor planuri de promovare şi / sau mutare a personalului;

- planificarea si supravegherea programelor de training;

- consilierea angajatilor;

- sprijinirea angajatilor care doresc să se perfectioneze si să capete abilitatile necesare pentru a ocupa posturi de un nivel superior;

- elaborarea unor standarde si proceduri de siguranta;

- coordonarea programelor care ofera beneficii angajatilor (asigurari, pensii private, etc.);

- rezolvarea problemelor disciplinare;

- calculul costurilor cu personalul (stabilirea cheltuielilor cu personalul în funcţie de sistemele de remunerare  si elaborarea bugetului costurilor personalului);

- mentinerea la curent cu progresele in managementul personalului.

Activităti care contribuie la cresterea productivitătii

De fapt aceste activităti sunt incluse in cele anterioare si se referă la modul in care sistemul de management al personalului impreună cu functiile de training si perfectionare contribuie la cresterea increderii angajatului si la mărirea productivitătii. Sunt activitati complexe care se desfasoară impreună cu cei din conducerea superioara a firmei.

Pe langa planurile de instruire si atragere de noi angajati acestea mai presupun si:

- imbunătăţirea condiţiilor de muncă pentru a se asigura un climat favorabil atingerii obiectivelor organizaţionale;

- crearea unor relaţii sociale propice in organizatie (identificarea si numirea unor persoane adecvate pentru solutionarea anumitor probleme ale angajatilor, ca de exemplu: persoana care conduce reuniunile cu delegaţii angajatilor, persoana care se ocupă de negocierile salariale anuale, cine se ocupă de negocierile referitoare la protecţia socială sau persoana care se ocupă de analiza revendicărilor salariaţilor)

Cu alte cuvinte departamentul de personal are responsabilitatea de a dezvolta si implementa politicile, strategiile, procedurile si programele de recrutare, selectie, training, plasament, securitate, beneficii, relatii de munca, planificare in organizatie si perfectionare a angajatilor.

Desi pare simplu nu este deloc asa deoarece cei care răspund de resursele umane dintr-o firmă trebuie să găsească echilibrul intre angajarea unor persoane noi super-calificate si perfectionarea celor existente. A te baza numai pe noi angajati super-calificati este un avantaj dar poate fi si un risc deoarece ei au fost formati in cadrul altor companii. La polul opus, a te baza pe angajati neexperimentati, pe care ii formezi asa cum vrei tu, e un lucru care poate aduce anumite avantaje dar care in intervalul de la angajare pană la formarea completă a acestora poate duce la falimentul afacerii.

Un management al resurselor umane eficient sincronizeaza si perfectioneaza abilitatile candidatilor si angajatilor cu nevoile firmei, ceea ce este un factor cheie pentru dezvoltare.

Mituri despre antreprenori

Mitul 1 – Antreprenorii se nasc, nu se fac.

Este foarte adevărat că un bun antreprenor se naste cu o anumită inteligenţă nativă, are un fler deosebit cand analizează diverse oportunităti de afaceri, este creativ, plin de energie si are multă incredere in fortele proprii, dar toate acestea nu sunt suficiente pentru a inregistra succese notabile. Antreprenori de succes ajung doar cei care pe langă calitătile dobandite la nastere acumulează abilităţi relevante, know-how, experienţe si reusesc să isi clădescă un cerc de contacte utile pentru afacerea lor.

La fel de adevărat insă este si faptul că o persoană care nu are nativ niciuna din calitătile necesare unui antreprenor oricate cursuri ar urma are sanse scăzute să ajungă un mare antreprenor. El ar putea ajunge director intr-o companie mare, poate profesor in domeniul stiintelor economice sau eventual proprietarul unei mici afaceri dar putin probabil un antreprenor de succes. De aceea este adevarat si că “nu oricine poate ajunge un antreprenor de succes”.

Mitul 2 – Antreprenorii sunt jucători de noroc care riscă foarte mult

Se spune că nu poti castiga fără să risti, dar antreprenorii de succes îşi asumă doar riscuri calculate şi in urma unui indelung proces de analiză. Cel mai mare risc si-l asumă chiar la pornirea afacerii, cand nu are incă toate informatiile pentru a analiza corect toate aspectele, dar pe masură ce afacerea creste riscă mai putin. Cand spunem că “riscă mai putin” nu inseamnă că riscă din ce in ce mai rar dar experienta ii invată ca atunci cand trebuie să riste să împartă riscurile cu altii.

Un manager de succes nu îşi asumă în mod deliberat niste riscuri de care adesea nu este nevoie, dar nici nu se intimidează în faţa riscurilor ce trebuie infruntate.

Mitul 3 – Antreprenorii sunt proprii lor stăpani şi sunt complet independenţi

Desi antreprenorii nu trebuie să dea socoteală nimănui sunt departe de a fi independenţi şi trebuie să slujeasca interesele mai multor stăpâni.

Din păcate in Europa nu exista conceptul de stakeholders dar americanii stiu foarte bine ce inseamnă. Acestia sunt persoanele cheie de care o afacere mică depinde. De la caz la caz aceste persoane cheie pot fi parteneri, investitori, clienţi, furnizori, creditori, angajaţi si familiile acestora.

De exemplu un service auto specializat in vopsitorii depinde foarte mult de anumiti agenti ai companiilor de asigurări care le recomandă persoanelor cu masini avariate să isi repare autovehicolul la respectivul service, in timp ce un dealer pe Romania al unei companii străine depinde foarte mult de relatia pe care o are cu furnizorul său.

Proprietarii micilor afaceri au o libertate extrem de mare si sunt intr-adevar proprii lor stăpani dar independenta lor nu este totală, ei depinzand mai mult sau mai putin de aceste persoane cheie. Este greu să dezvolti o afacere de succes de unul singur. Aproape intotdeauna depinzi de cineva.

Mitul 4 - Un antreprenor trebuie să se ocupe de toate lucrurile din firmă

Este foarte adevărat că atunci cand e vorba de afaceri mici,antreprenorul trebuie să le facă aproape pe toate. O firmă mică nu isi permite să plătească un director de vanzari, un director de productie, un director economic, un sef de departament resurse umane si alti super-specialisti si de aceea antreprenorul trebuie să se implice puternic in toate aspectele afacerii dar asta nu inseamnă că un antrepenor trebuie să se ocupe singur de gestionarea afacerii. El trebuie să stie să delege sarcini si să verifice periodic cum decurg lucrurile. Dacă ar incerca să rezolve singur toate problemele ar ajunge in scurt timp “la balamuc” si dacă cumva are un psihic atat de puternic incat să nu inebunească in mod sigur implicarea antreprenorului in toate aspectele va opri dezvoltarea afacerii. Un singur om nu le poate face pe toate !

Mitul 5 - Cei mai multi antreprenori de succes au vechime si multă experientă in domeniile in care activează

Nu este intotdeauna asa. Dacă ar fi adevărat nu am mai avea milionari la 16 ani (cazul unui tanar german care la numai 16 ani a ajuns milionar pornind o afacere in domeniul reciclarii si atentie, nu e vorba de o afacere mostenită ci de una pornită de el de “la zero”).

Este insă adevărat ca multi antreprenori care ajung să aibă o afacere de succes cand pornesc se lansează in domeniile pe care le cunosc cel mai bine. A avea experientă in domeniul in care iti pornesti afacerea este un avantaj dar nu este o conditie obligatorie. Un antreprenor de succes este cel care pentru a rezolva probleme la care nu se pricepe stie cum să recruteze cei mai buni specialisti, cu care să construiască apoi o echipă.

Mitul 6 - Un antreprenor castigă multi bani

Din păcate pentru cei care vor să se apuce de afaceri nu este intotdeauna asa. Există numerosi antreprenori care au firme mici, care castigă mult mai putin decat managerii angajati de marile companii. La televizor aflăm frecvent de managerii unor companii din Romania care castigă mii de euro pe lună sau auzim de managerii generali ai mutinationalelor care sunt plătiti cu salarii de peste 100.000 Euro pe an. Multi antreprenori castiga la fel de mult ca si angajatii cu pozitii medii din marile companii sau chiar mai putin, iar unii dintre ei ar putea să se angajeze intr-o firmă mare si să castige mai bine decat din propria afacere. Si totusi nu fac acest lucru fiindcă pentru ei independenta este mai importantă decat banii, care chiar dacă nu este de 100% asa cum am arătat mai devreme este totusi mult mai mare decat a anagajatilor.

Exista insă si antreprenori care desi au firme mici castigă sume fabuloase, dar astfel de cazuri nu sunt extrem de frecvente.

Mitul 7 – Antreprenorii sunt in permanentă stresati şi plătesc un preţ mare pentru succes

A avea in permanentă grija salariilor pentru angajatii tăi, a fi atent in permanentă la schimbările pietei si la actiunile concurentei, a plăti ratele la credite si a face fată cu brio controalelor repetate ale organelor fiscale este stresant si uneori antreprenorii plătesc scump pentru asta. Multi spun că stresul este cel care l-a imbolnăvit pe creatorul companiei Apple atat de grav.

Totusi multi antreprenori stiu cum să isi diminueze stresul si in timp invată cum să depăsească cu usurintă obstacolele. Este si unul din motivele pentru care cei care se mentin in afaceri un timp mai indelungat nu vor să se pensioneze. Se spune că de trei ori mai multi antreprenori decât manageri de corporatii declară că nu vor să se pensioneze niciodată.

Am prezentat pe scurt doar cateva din miturile legate de cei care stau in spatele micilor afaceri si chiar si a afacerilor mari. Dacă aveti rabdare să căutati pe internet veti afla că se spun chiar mai multe. Rămane să decideti dvs. care sunt cele mai frecvente mituri despre antreprenori.

V.T.